Hoe bewerk ik documenten online in vBoxxCloud?
Overzicht
Technische informatie
Organisatie Beleidsinstelling:
Met de real-time Web Editor van VBoxxCloud kunt u documenten bewerken en aanmaken. Werk tegelijk in Word documenten, Excel spreadsheets en Powerpoint presentaties zonder het bestand te hoeven downloaden of een andere applicatie te openen. Daarbij ziet u real time de aanpassingen van anderen in het document.
Volgende functie zijn inbegrepen:
- Een breed scala aan hulpmiddelen zodat u het lettertype, alineaformaten, grafieken, tabellen, afbeeldiongen, stijltypen en veel meer kunt veranderen.
- Werk tegelijk met anderen in hetzeflde document en aanpassingen veranderen real time.
- Geïntegreerde chat om onderling te communiceren.
- Het aanpassen, bekijken en beheren van veranderen en opmerkingen.
Technische informatie
Revisions:
- 10 seconden na iedere aanpassingen wordt het bestands automatisch opgeslagen.
- Na 1 uur inactief te zijn wordt het online bewerken automatisch afgesloten.
- Tijdens het online bewerken van documenten maakt vBoxxCloud automatisch bestandsversies aan. Deze zijn individueel te bekijken en te herstellen.
Organisatie Beleidsinstelling:
Voordat u Office bestanden online kunt aanmaken en/ of bewerken dient u de instellingen van uw organisatie te veranderen. U dient de Web Editing policy te activeren voordat gebruikers gebruik kunnen maken van deze functie.
Anoniem online bewerken
Wanneer u een bestand deelt kunnen gebruiker toegang krijgen tot een bestand en kan er tegelijk in het bestand gewerkt worden. Wanneer het document publiekelijk wordt gedeeld heeft iedereen die toegang heeft tot de link ook toegang tot het online bewerken in de web browser. When sharing a file, users can grant anonymous editing permissions on public share links.
Notificaties en file locking:
- Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het online bewerken zal er ''Web edit icon'' worden weergeven op het desbetreffende bestand. Team Share gebruikers kunnen alsnog deelnemen aan deze sessie via de web browser.
- Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het online bewerken zal er in de desktop applicatie op het desbetreffende bestand een ''file lock icon'' worden weergeven. Het bestand is hierdoor wel te bekijken, maar niet aan te passen onder dezelfde naam. Oftewel ''Read only''. Zodra de sessie via de web browser is gesloten, is het document weer aan te passen via de desktop applicatie.
Ondersteunde Bestandsformaten:
| .docx | .xlsx | .pptx |
| .odt | .ods | .odp |
| .rtf | .csv | .txt |
Note: Oude versies van Microsoft Office bestanden, inclusief doc, .xls en .ppt, zijn online te openen en te bewerken. Maar zullen later worden veranderd naar de juiste versie van .docx, .xlsx en .pptx.
Start het online bewerken in de web browser
Wanneer u bestanden online wilt bewerken in vBoxxCloud:
- In de tab ''Files'' van de web browser zoekt u naar het gewenste bestand die u wilt bewerken.
Note: Het is ook mogelijk om bestanden aan te maken door te klikken op de ''Create'' drop-down knop en selecteer het gewenste bestand.
- Wanneer u een bestaand bestand wilt bewerken drukt u met de rechtermuisknop op het bestand en kiest u ''Edit''.
- Klik op de knop ''Manage'' om geavanceerde instellingen te configureren.
- Klik in de linker navigatiebalk op de link Advanced Settings om functies aan te zetten, zoals commentaar, spellingcontrole, automatisch opslaan en meer. U kunt ook kiezen om aanpassingen in real-time te bekijken of uit te schakelen.
- In deze instellingen kunt u:
- Klik op Save om het bestand op te slaan.
- Klik op Save as om het bestand op te slaan onder een nieuwe naam. Hier heeft u ook de mogelijkheid om het bestand op te slaan met een nieuw format of locatie.
Note: Als u ervoor kiest om het bestand op te slaan als een PDF-document, wordt het bestand geopend in Web Preview modus. U kunt het bestand niet in PDF-formaat bewerken. - Klik op Share Link om een link te genereren voor een standaard- of gastgebruiker. De ontvanger krijgt de mogelijkheid om het document te bewerken met behulp van de Collaborative Web Editor. Voor instructies over het configureren van delenkoppelingen verwijzen wij u naar de Creating Share Links as an End User artikel.
- Klik op Downloaden om het bestand naar uw lokale computer te downloaden. U krijgt de mogelijkheid om het bestand te downloaden in het gewenste format.
- Klik op Print om het document af te drukken met uw gewenste afdrukapparaat.
- Klik op Help om een uitgebreide lijst van alle beschikbare functies weer te geven.
Nodig anderen uit om online samen te werken
Wanneer u in real time in hetzeflde document wilt samenwerken, dan kunt u een ''share link'' aanmaken. Dit is mogelijk vai de web browser of dekstop applicatie.
Het is ook mogelijk om anderen toe te voegen in de ''Collaborative Web Editor'' zelf:
- Klik op het tabblad ''File'' en selecteer Delen Link.Click the File tab and select Share Link.
U kunt een publieke link maken om anonieme gebruikers in staat te stellen het bestand te bewerken:
- Selecteer de Public Share URL, en klik op Copy om de link te kopiëren.
- Selecteer de Allow anonymous users to edit files om anoniemen gebruikers in staat te stellen het bestand te bewerken.
- Klik op de Share knop om uw instellingen op te slaan. Hierna kunt u de link versturen naar de gewensten personen.
- Als u een lijst wilt zien van gebruikers die het bestand actief bewerken, klikt u op de knop View Users.
- Wanneer gebruikers wijzigingen aanbrengen, zijn de wijzigingen direct zichtbaar en gemarkeerd met een verticale balk.
- Schuif over de verticale balk om de gegevens van deze persoon te bekijken.
Gebruik de chat
3. Om alle opmerkingen in het document te bekijken of om te reageren op het commentaar van een ander. klikt u op de knop Comments in de linker navigatiebalk. U kunt de werkbalk gebruiken om een reactie te bewerken, te verwijderen of te markeren als opgelost.
Wanneer u tegelijk in hetzeflde document werkt is het mogelijk om de chatfunctie te gebruiken. Zo kunt u blijven communiceren terwijl u aanpassingen maakt in het document.
- Klik in de linker navigatiebalk op de chat knop om het chatvenster te openen.
- Hier kunt u berichten versturen. Zodra er een nieuw bericht is ziet u een visuele overlay weergegeven op de Chat-knop van de ontvanger. Dit betekent dat er een nieuw bericht beschikbaar is om te bekijken.
Documenten bewerken met anderen
De vBoxxCloud Web Editor geeft u de mogelijkheid om gebruik te maken van de Track Changes functie. Daarnaast kunt u overal in het document opmerkingen plaatsen voor andere lezers.
Note: Als het bestand later wordt gedownload en geopend op een lokale computer, blijven deze wijzigingen en reacties weergegeven in alle toepassingen die Track Changes ondersteunen en commentaar kunnen weergeven (bijvoorbeeld Microsoft Office-producten).
- Om Track Changes te activeren klikt u op de Track Changes knop. Deze is te vinden in de rechterbenedenhoek van het scherm.
- Om een opmerking te plaatsen mankeert u het gewenste gedeelte van het bestand en klikt u met de rechtermuisknop op het gemankeerde gedeelte. Vervolgens klikt u op Add Comment.
- Om Track Changes te activeren klikt u op de Track Changes knop. Deze is te vinden in de rechterbenedenhoek van het scherm.
3. Om alle opmerkingen in het document te bekijken of om te reageren op het commentaar van een ander. klikt u op de knop Comments in de linker navigatiebalk. U kunt de werkbalk gebruiken om een reactie te bewerken, te verwijderen of te markeren als opgelost.