Hoe File Locking configureren?
Configuratie
Hoe bestanden of mappen te vergrendelen
vBoxxCloud stelt gebruikers in staat om bestanden en mappen in Team Shares te vergrendelen, waardoor abonnees alleen-lezen machtigingen kunnen instellen op gedeelde inhoud. Hierdoor kunnen andere Team Share-abonnees de inhoud niet bewerken en overschrijven terwijl er wijzigingen worden aangebracht.
Gebruikers kunnen een hele Team Share, een submap in een Team Share of een bestand in een Team Share vergrendelen. Wanneer een item is vergrendeld, wordt er een vergrendelpictogram over het bestand of de map geplaatst. Beheerders hebben de mogelijkheid om elk bestand of elke map te ontgrendelen. Vergrendelingen worden toegepast op agents, de webinterface en mobiele apparaten.
Als een gebruiker vergeet een bestand of map te vergrendelen voordat deze wordt bewerkt, kan er een bestandscollisie optreden. Voor meer informatie, lees het Collision Resolution Knowledgebase-artikel.
Voordelen
Bestandsvergrendeling is handig voor bedrijven die willen voorkomen dat andere gebruikers toegang hebben tot bestanden wanneer er wijzigingen worden aangebracht, en het voorkomt tegelijkertijd conflicten bij bestandssynchronisatie. De functie maakt ook de creatie van alleen-lezen Team Shares mogelijk. Bijvoorbeeld, je kunt een alleen-lezen Team Share voor Financiële Middelen maken met gevoelige documenten, waarbij gebruikers bestanden kunnen lezen en downloaden maar deze niet kunnen bewerken of verwijderen.
1. Schakel eerst het File Locking-beleid in voor de organisatie op de Beleid-pagina van het Instellingen-tabblad.
2. Zorg er bovendien voor dat in de vBoxx Sync Tool Auto-Lock is ingesteld op Altijd om automatisch het bestand te vergrendelen tijdens het bewerken, of op Vraag Me zodat een melding verschijnt.
3. Als je een alleen-lezen Team Share wilt hebben voor een bepaald aantal gebruikers, kan een Admin van een hogere of dezelfde organisatie de Team Share onbeperkt vergrendelen.
Gebruik de rechtermuisknop om elk bestand of elke map opgeslagen in vBoxxCloud te vergrendelen en kies "Vergrendelen" of "Vergrendelen voor..." om de duur van de vergrendeling te bepalen. Zolang de vergrendeling actief is, behoud je de laatste versie en worden alleen jouw wijzigingen gesynchroniseerd.
Op het bestandsicoon verschijnt een slot om aan te geven dat het bestand is vergrendeld voor bewerking. Gebruikers kunnen nog steeds in het bestand kijken of wijzigingen aanbrengen aan een kopie van het bestand. Elke gebruiker kan informatie opvragen over de gebruiker die het bestand heeft vergrendeld. Beheerders kunnen altijd de bestandsvergrendeling overschrijven en verwijderen.
Voor Microsoft Word- en Excel-bestanden kun je voor elke gedeelde map beslissen of je wilt dat deze bestanden automatisch worden vergrendeld wanneer ze worden geopend door een gebruiker. De gebruiker kan vervolgens beslissen of hij of zij een bevestigingsbericht van de automatische vergrendeling wil ontvangen of niet.
Hoe Word- en Excel-bestanden automatisch te vergrendelen op Team Shares:
1. Log in met een beheerder via de browser in je vBoxxCloud-account.
2. Ga naar de organisatiekant.
3. Klik op het tabblad Delen.
4. Ga nu naar het potlood van de gewenste organisatie
5. Activeer ''Auto Lock Word/Excel-bestanden''
Notities:
- Deze functie is van toepassing op .doc, .docx en .xlsx bestanden. De functie kan ook van toepassing zijn op .xls, .odt en .ods documenten als de documenten worden geopend met LibreOffice of OpenOffice.
- Deze functie is niet beschikbaar voor Word voor Mac en .xls bestanden geopend met excel.
- Deze functie is alleen toegankelijk vanuit de desktopclient geïnstalleerd op lokale machines.
De gebruiker ontvangt deze melding bij het opslaan, als het bestand is vergrendeld door een andere gebruiker of beheerder.